Etica de la Secretaria

Código de Ética Secretarial

La función de la Secretaría es una necesidad vital de la institución, o empresa, pues ella organiza, clasifica, planifica y controla la documentación de entrada y salida de la oficina.

            El hecho de tener información de las instituciones públicas y/o privadas, es una función de responsabilidad y de confianza, lo cual implica que quien desempeña esta actividad debe ser productivo en cada uno de sus actos, con ética profesional para apoyar a la administración de dichas entidades; además, debe poseer solvencia académica y profesional en su formación., se requiere resaltar la importancia de las capacidades en los ámbitos personales, académicos y profesionales como parte fundamental de su desempeño laboral, individual y corporativo o institucional.

Este código de ética para  las secretarias y asistentes ejecutivas se basa en principios morales referidos a las tareas a realizar. Este código se asume automáticamente al aceptar el puesto de secretaria o de asistente ejecutiva  y se deben tener presente en todo momento los siguientes puntos:

Confidencialidad:

La información sobre la empresa y sus clientes es siempre confidencial y privada. No se debe repetir nunca la información confidencial aunque todos quieran saber qué está sucediendo y tú la sepas. Debes ser siempre confiable.

Honestidad:

No permitas que te feliciten por algo que no has hecho y no dejes que otro se lleve los laureles por algo que sí has hecho.  Siempre hay que decir la verdad.  Serás más creíble para tu jefe y compañeros de trabajo

Lealtad:

Siempre debes ser leal a tu empresa y a tu jefe.  No los vendas a ningún costo. Sin embargo, después de haber dicho esto, recuerda que tu jefe también tiene que probar que es digno de tu lealtad. No te involucres con los chismes de la oficina. Si demuestras ser leal a la empresa y a tu jefe, también serán leales a ti.

Confiabilidad:

            Demuestra que eres confiable. Llega puntualmente al trabajo y a las reuniones y recuerda que siempre debes llevar los documentos necesarios para la reunión.  No utilices las licencias por enfermedad de manera irresponsable. Nunca se sabe cómo estará tu salud en el futuro.  Asegúrate de terminar a tiempo cada tarea que te asignan y hazla de la mejor manera posible.

Responsabilidad:

Demuestra tu responsabilidad estableciendo prioridades y termina las tareas en los tiempos establecidos. Tu jefe te tiene confianza.  Prepara una lista de cosas para hacer - a pesar de que sus prioridades cambien 10 veces por día. No delegues una tarea que te han asignado, a menos que la persona a quien se la delegas la pueda hacer de manera tan eficiente y precisa como tú.  Si delegas una tarea, debes realizar el seguimiento del proyecto para ver que esté lista a tiempo. No te despreocupes de la tarea solamente porque otra persona lo está realizando.

Trabaja sin supervisión:

Debes tener siempre tu trabajo al día y ser productiva.  Cumple con los tiempos establecidos. Prioridades, y prioridades.  Todos los días prepara una lista de las tareas a realizar para asegurarte que no te hayas olvidado de ninguna y asígnales prioridades. 

Ofrece tu colaboración:

 Siempre asiste y comparte tus conocimientos cuando sea posible. Acepta las tareas con alegría... pero también aprende a decir que "No" (amablemente) y a explicar por qué no puedes realizar alguna tarea solicitada. No te sobrecargues de trabajo. Hoy en día, en muchas empresas, las secretarias están comenzando a tomar el rol de capacitadoras informales.

Flexibilidad:

            Si son las 6 de la tarde y tu jefe necesita que prepares y envíes un informe importante - hazlo. Los mejores trabajos son aquellos en hay un acuerdo de "dar y tomar". Nunca se sabe cuándo podrías necesitar tomarte una hora sin previo aviso para atender a una emergencia.

Multi-habilidades:

 Cuanto más aprendas sobre  los programas de computación y las demás posiciones en la organización, mejor será. Puedes tener que utilizar estos conocimientos cuando quieras una promoción dentro de la empresa.  Esto también es muy útil porque generalmente serás la encargada de enseñar a tu jefe a utilizar algunos de los programas de computación. Los jefes de hoy en día son más operativos con los distintos software, ej. Email, planillas de cálculo, etc. Te podrían pedir que te capacites también si conoces estos programas.

Favores:

Se cautelosa al aceptar  regalos o favores de los clientes internos o externos de la empresa.  Pueden esperar algo a cambio.   Siempre actúa dentro de la política y los procedimientos de la empresa en lo que hace a este tema.   Cuando alguien hace un regalo, generalmente  quiere algo en cambio.  Puedes terminar pagando el precio máximo - ¡tu puesto!

Colaboradora:

          Siempre estar dispuesta a compartir lo que sabemos, decir si mientras podemos, pero también aprender a decir no con amabilidad y cortesía.

Capacitación permanente:

           El mundo de hoy requiere secretarias con conocimientos actualizados y que domine lo último en tecnología, es    conveniente   cada   cierto   tiempo   tomar   cursos de inglés, computación, presupuestos, etc.

ACTITUD PROFESIONAL

Como hemos mencionado antes el profesional debe cumplir con sus deberes lo mejor posible y esto debe hacerse desde su etapa de formación, planteándose el estudio como una actividad seria y “profesional”, porque ya en esta primera etapa un trabajo debe realizarse lo más perfectamente posible y será la base para todo el posterior desempeño del profesional.

Debemos señalar que la capacitación del profesional no debiera terminar nunca debido a que el mercado laboral es altamente competitivo, por lo tanto quien no haya innovado sus conocimientos quedará fuera de este sistema.

Otra actividad importante es el aprovechamiento del tiempo, y esto cabe señalarlo ya que Chile es uno de los países con más horas de trabajo y una productividad de las más bajas del mundo, es posible que esto se deba a la falta de profesionalismo, por ejemplo: una reunión programada a las 10am comienza media hora después, termina media hora después y así va atrasando todo lo programado; además el retraso se produce por otros factores como el no asistir preparado, de esta forma se improvisa y se arrastran los temas a tratar. Entre otras causas de la baja productividad podemos señalar los malos hábitos de la oficina como:

·         Comentar el tema del día en el pasillo

·         El cafecito de rigor

·         Los largos almuerzos “ejecutivos”, entre otros.

Todas estas son prácticas inadecuadas en el modo de enfrentar y hacer el trabajo. Para evitar todo esto un profesional tiene que “hacer lo que se debe y estar en lo que se hace”. Para ello se deben cuidar una serie de pequeños detalles que dan cumplimiento a la aplicación de la ética Profesional; estos puntos a tratar son:

·         Esforzarse para cumplir el horario citado para la cita.

·         Comenzar y terminar el trabajo a la hora indicada.

·         Cumplir con todos los encargos aunque resulten difíciles o aburridos.

·         Ser ordenado con los documentos.

·         Formar equipos de trabajo.

·         Ser discursivo, es decir, terminar una cosa y comenzar con otra.

·         Planificar el día, la semana y el mes de una actividad.

En resumen, mientras nos esforcemos por realizar nuestro trabajo diario de la mejor forma posible, no sólo nos hacemos mejores personas, sino que servimos mejor a quienes nos rodean ayudando así, a que los demás se hagan también mejores personas.