Código de Ética Secretarial
La función de la Secretaría es
una necesidad vital de la institución, o empresa, pues ella organiza,
clasifica, planifica y controla la documentación de entrada y salida de la
oficina.
El hecho de tener información
de las instituciones públicas y/o privadas, es una función de responsabilidad y
de confianza, lo cual implica que quien desempeña esta actividad debe ser
productivo en cada uno de sus actos, con ética profesional para apoyar a la
administración de dichas entidades; además, debe poseer solvencia académica y
profesional en su formación., se requiere resaltar la importancia de las
capacidades en los ámbitos personales, académicos y profesionales como parte
fundamental de su desempeño laboral, individual y corporativo o institucional.
Este
código de ética para las secretarias y asistentes ejecutivas se basa en
principios morales referidos a las tareas a realizar. Este código se asume
automáticamente al aceptar el puesto de secretaria o de asistente
ejecutiva y se deben tener presente en todo momento los siguientes
puntos:
Confidencialidad:
La
información sobre la empresa y sus clientes es siempre confidencial y privada.
No se debe repetir nunca la información confidencial aunque todos quieran saber
qué está sucediendo y tú la sepas. Debes ser siempre confiable.
Honestidad:
No permitas que te
feliciten por algo que no has hecho y no dejes que otro se lleve los laureles
por algo que sí has hecho. Siempre hay que decir la verdad. Serás
más creíble para tu jefe y compañeros de trabajo
Lealtad:
Siempre
debes ser leal a tu empresa y a tu jefe. No los vendas a ningún costo.
Sin embargo, después de haber dicho esto, recuerda que tu jefe también tiene
que probar que es digno de tu lealtad. No te involucres con los chismes de la
oficina. Si demuestras ser leal a la empresa y a tu jefe, también serán leales
a ti.
Confiabilidad:
Demuestra
que eres confiable. Llega puntualmente al trabajo y a las reuniones y recuerda
que siempre debes llevar los documentos necesarios para la reunión. No
utilices las licencias por enfermedad de manera irresponsable. Nunca se sabe
cómo estará tu salud en el futuro. Asegúrate de terminar a tiempo cada
tarea que te asignan y hazla de la mejor manera posible.
Responsabilidad:
Demuestra
tu responsabilidad estableciendo prioridades y termina las tareas en los
tiempos establecidos. Tu jefe te tiene confianza. Prepara una lista de
cosas para hacer - a pesar de que sus prioridades cambien 10 veces por día. No
delegues una tarea que te han asignado, a menos que la persona a quien se la
delegas la pueda hacer de manera tan eficiente y precisa como tú. Si
delegas una tarea, debes realizar el seguimiento del proyecto para ver que esté
lista a tiempo. No te despreocupes de la tarea solamente porque otra persona lo
está realizando.
Trabaja sin supervisión:
Debes
tener siempre tu trabajo al día y ser productiva. Cumple con los tiempos
establecidos. Prioridades, y prioridades. Todos los días prepara una
lista de las tareas a realizar para asegurarte que no te hayas olvidado de
ninguna y asígnales prioridades.
Ofrece tu colaboración:
Siempre asiste y comparte tus conocimientos
cuando sea posible. Acepta las tareas con alegría... pero también aprende a
decir que "No" (amablemente) y a explicar por qué no puedes realizar
alguna tarea solicitada. No te sobrecargues de trabajo. Hoy en día, en muchas
empresas, las secretarias están comenzando a tomar el rol de capacitadoras
informales.
Flexibilidad:
Si
son las 6 de la tarde y tu jefe necesita que prepares y envíes un informe
importante - hazlo. Los mejores trabajos son aquellos en hay un acuerdo de
"dar y tomar". Nunca se sabe cuándo podrías necesitar tomarte una
hora sin previo aviso para atender a una emergencia.
Multi-habilidades:
Cuanto más aprendas sobre los programas
de computación y las demás posiciones en la organización, mejor será. Puedes
tener que utilizar estos conocimientos cuando quieras una promoción dentro de
la empresa. Esto también es muy útil porque generalmente serás la
encargada de enseñar a tu jefe a utilizar algunos de los programas de
computación. Los jefes de hoy en día son más operativos con los distintos software,
ej. Email, planillas de cálculo, etc. Te podrían pedir que te capacites también
si conoces estos programas.
Favores:
Se
cautelosa al aceptar regalos o favores de los clientes internos o
externos de la empresa. Pueden esperar algo a cambio. Siempre
actúa dentro de la política y los procedimientos de la empresa en lo que hace a
este tema. Cuando alguien hace un regalo, generalmente quiere
algo en cambio. Puedes terminar pagando el precio máximo - ¡tu puesto!
Colaboradora:
Siempre estar dispuesta a
compartir lo que sabemos, decir si mientras podemos, pero también aprender a
decir no con amabilidad y cortesía.
Capacitación permanente:
El mundo de hoy requiere
secretarias con conocimientos actualizados y que domine lo último en
tecnología, es conveniente cada
cierto tiempo tomar
cursos de inglés, computación,
presupuestos, etc.
ACTITUD PROFESIONAL
Como
hemos mencionado antes el profesional debe cumplir con sus deberes lo mejor
posible y esto debe hacerse desde su etapa de formación, planteándose el
estudio como una actividad seria y “profesional”, porque ya en esta primera etapa
un trabajo debe realizarse lo más perfectamente posible y será la base para
todo el posterior desempeño del profesional.
Debemos
señalar que la capacitación del profesional no debiera terminar nunca debido a
que el mercado laboral es altamente competitivo, por lo tanto quien no haya
innovado sus conocimientos quedará fuera de este sistema.
Otra
actividad importante es el aprovechamiento del tiempo, y esto cabe señalarlo ya
que Chile es uno de los países con más horas de trabajo y una productividad de las
más bajas del mundo, es posible que esto se deba a la falta de profesionalismo,
por ejemplo: una reunión programada a las 10am comienza media hora después,
termina media hora después y así va atrasando todo lo programado; además el
retraso se produce por otros factores como el no asistir preparado, de esta
forma se improvisa y se arrastran los temas a tratar. Entre otras causas de la
baja productividad podemos señalar los malos hábitos de la oficina como:
·
Comentar
el tema del día en el pasillo
·
El
cafecito de rigor
·
Los
largos almuerzos “ejecutivos”, entre otros.
Todas
estas son prácticas inadecuadas en el modo de enfrentar y hacer el trabajo.
Para evitar todo esto un profesional tiene que “hacer lo que se debe y estar en
lo que se hace”. Para ello se deben cuidar una serie de pequeños detalles que
dan cumplimiento a la aplicación de la ética Profesional; estos puntos a tratar
son:
·
Esforzarse
para cumplir el horario citado para la cita.
·
Comenzar
y terminar el trabajo a la hora indicada.
·
Cumplir
con todos los encargos aunque resulten difíciles o aburridos.
·
Ser
ordenado con los documentos.
·
Formar
equipos de trabajo.
·
Ser
discursivo, es decir, terminar una cosa y comenzar con otra.
·
Planificar
el día, la semana y el mes de una actividad.
En
resumen, mientras nos esforcemos por realizar nuestro trabajo diario de la
mejor forma posible, no sólo nos hacemos mejores personas, sino que servimos
mejor a quienes nos rodean ayudando así, a que los demás se hagan también
mejores personas.
